Безбумажные технологии работы

Самое значительное! Учитывая то, что структура Группы Компаний «Астарта» имеет достаточно развитую административную структуру, это требует формализма в управлении и в организации бизнес-процессов. 

Конечно, всем нам знакомы ситуации бумажной волокиты, потери документов, долгих согласований и залеживания документов в папках «на подпись». Естественно, когда наша компания поставила перед собой новые задачи по расширению рынков, и штат компании возрос, то вся информация не стала умещаться на бумажных носителях, а ее средств хранения не хватало, поэтому пришло время переходить на электронный документооборот. 

На данный момент в компании «Астарта» уже отлажена система размещения файлов на сервере, а Microsoft Outlook используется как базовое средство передачи документа на согласование, контроля исполнения и планирования своих и совместных задач. Однако сегодня уже начался переход нашей системы планирования в соответствии с современной программой эффективного управления - Мегаплан. Беспроводные технологии дают возможность управлять бизнес-процессами, выстраивать коммуникации, держать руку на пульсе выполнения задач и проектов, работать совместно с целыми отделами в режиме реального времени, вести базы клиентов и контролировать продажи. 

Используете ли электронную цифровую подпись под документами? 

В рамках внутрикорпоративного электронного документооборота цифровая подпись не требуется – в штате компании около 130 человек, и из-за четкой структуры и самостоятельности отделов «бюрократическая» нотка отсутствует. Для нас электронная подпись необходима только при участии в электронных торгах в рамках государственных закупок. Работаете ли с партнерами по безбумажной технологии? Многие наши поставщики, клиенты и партнеры – молодые, динамично развивающиеся компании, готовые работать в режиме он-лайн, меньше уделяя времени «бумажным» делам. 

Однако, пока российский рынок еще не готов к полному отказу от бумажного документооборота, поэтому все договоры и бухгалтерскую документацию мы все еще ведем и в бумажном виде, что, к сожалению, несколько усложняет оперативный обмен служебной информацией. 

Одними из основных преимуществ электронного документооборота, я считаю, безусловно, оптимизацию временных затрат и сокращение финансовых ресурсов, среди которых сокращение затрат на бумажные документы, непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, ускорение информационных потоков и изменение корпоративной культуры в целом.

Однако электронный документооборот также имеет, пожалуй, единственный и главный недостаток, касающийся недостаточной конфиденциальности информации, доступ к которой могут иметь третьи лица. Поэтому особое внимание при переходе на электронный документооборот должно уделяться системе безопасности. 

Какие типичные ошибки совершают руководители при переходе на безбумажные технологии работы? 

Одной из ошибок при внедрении электронного документооборота может стать отсутствие тесных коммуникаций между отделами компании. Неправильно считать, что переход на безбумажную систему должен осуществляться исключительно внешними консультантами или службой качества. В данном проекте важна работа всего коллектива – до него необходимо донести не только правила и навыки пользования электронным документооборотом, но и все преимущества этой технологии. 

Со стороны топ-менеджмента также важна полнейшая заинтересованность, иначе переход может осуществляться слишком долго. К тому же выбор руководителя проекта по переходу на электронный документооборот и формирование рабочей группы заслуживает самого пристального внимания, ведь эффективность внедрения технологии во многом зависит от того, насколько тесно сотрудничают специалисты ИТ-службы, внешние консультанты и подразделения компании. 

Руководство должно четко поставить конечные цели, распределить обязанности и сферы ответственности между сотрудниками всех отделов и структур.